מנהלים חדשים נתקלים בלא מעט אתגרים בעבודה, אחד מהם הוא לשקף לעובדים את התפקוד שלהם. כשהעובד מתפקד מצוין אז אין בעיה, אבל מה קורה אם הוא לא עומד ביעדים? איך להגיד למי שעד לפני רגע היה הקולגה שלך שהוא צריך לשפר את הביצועים שלו?
אז אתם לא רוצים לפגוע ברגשות העובד ונמנעים מהשיחה, הוא כמובן ממשיך בשלו ואתם פשוט נשארים לא מרוצים. סבינה נאוואז, שמייעצת למנהלים בכירים בחברות המובילות בעולם, שיתפה ב-Harvard Business Review, מגזין הניהול של אוניברסיטת הווארד, כמה צעדים שיהפכו את השיחה הזו להרבה יותר פשוטה ואפקטיבית.
לשאול לפני שאומרים
לפני שאתם מתחילים תשאלו את העובד איך הוא מעריך את הביצועים שלו ואת העמידה שלו ביעדים. בנוסף להערכה הכללית תבקשו ממנו למנות מדדים מרכזיים ודוגמאות לאופן שבו הוא מודד את הביצועים של עצמו. התשובה לשאלה תאפשר לכם לדעת כמה אתם קרובים באופן שאתם תופסים את הביצועים של העובד וזה מה שיקבע מה אתם צריכים לתקשר לעובד שלכם בהמשך השיחה.
במקרה שהעובד חושב כמוכם, אתם יכולים לקפוץ במהירות לשלב הבא, שבו אתם אומרים לו מה אתם חושבים. לפעמים ההסכמה היא חלקית, גם במקרה כזה לא צריך לעשות הכנה משמעותית לדברים, פשוט תוסיפו עוד נקודות שבהם אתם חושבים שהעובד יכול להשתפר. במקרים מסוימים, העובד חושב שהביצועים שלו טובים. כאן זה המקום לעשות הכנה ולהבהיר שההשקפה שלכם שונה. אתם יכולים להגיד "זה עוזר לי לשמוע שאתה חושב שהביצועים שלך טובים. אבל יש לי תפיסה שונה לגבי הביצועים שלך. אני רוצה לספר לך איך עשיתי את ההערכת הביצועים ואז נוכל לבחון ביחד איזה מידע פספסתי ובאילו מקרים אולי אתה צריך לעשות את הדברים באופן שונה".
הבהירו מה לא נתון למשא ומתן
הבהירו מה לא נתון למשא ומתן ולוויכוח. עכשיו כשדיברתם על כך שהביצועים של העובד נתונים לשיפור, זה הזמן לתת רשימה של ציפיות ברורות שלכם ממנו שלא נתונות לוויכוח. למשל, אי עמידה ביעדים כמותיים שניתן למדוד אותם באופן מובהק. דברו עם העובד ותנסו להבין יחד איתו מה עומד מאחורי הביצועים הלא טובים שלו, איך אפשר לשנות את האופן שבו הוא עובד ובקשו ממנו שיתריע בפניכם על מצבים שבהם הוא לא עומד ביעדים בזמן אמת. חשוב – הראו לו שאתם רוצים לעזור לו להצליח.
התחברו לרצונות והיעדים של העובד
המוטיבציה של העובד לשפר את הביצועים שלו תגבר אם הם יהיו קשורים למשהו שהוא רוצה. שאלו אותו מה המטרות שלו ותקשרו את הרצונות לשיפור הביצועים. למשל, אם הוא רוצה לקבל יותר סמכויות, לפגוש יותר לקוחות ולהצטרף לפגישות, קשרו זאת לשיפור הביצועים. אתם יכולים להגיד לו ש"על מנת שיוכל להגדיל את הסמכויות, הוא צריך קודם להראות שהוא מסוגל להתמודד עם המשימות הקיימות".
החיבור לרצונות שלו יתמרצו אותו להצליח. כשאתם מבקשים ממנו לשתף אתכם אתם עשויים לגלות שאתם לא הערכתם נכונה את כמות העבודה שנדרשת לפרויקט מסויים. במקרה כזה, תוכלו להחליט על יעדים ראליים יותר. כשאתם שואלים שאלות אתם מעודדים שיתוף פעולה ולא מכתיבים לו מה לעשות, כך המוטיבציה שלו להצליח גדלה.
אילוסטרציה: Pressmaster, Shutterstock היו ברורים ותארו התנהגויות ספציפיות
היו ברורים בנוגע לביצועי העובד ותנו לו דוגמאות. להגיד למישהו "אתה לא תקשורתי" זה מעורפל ולא ברור וזה לא מאפשר לעובד להבין איפה הוא יכול להשתפר. אבל אם תגידו ששמתם לב שהוא לא מגיב למיילים שנשלחו לו ושהוא פספס פעמיים את המועד לסיום המשימה מבלי לעדכן אותכם, הוא יוכל לבצע התאמה בין ההתנהגות שלו לציפיות שלכם.
דוגמה נוספת, ביקורת כמו "אני צריך שתפסיק להימנע מעימותים", לא נותנת לעובד תיאור מדוייק של מה מצופה ממנו. אבל אם תגידו לו "אני רוצה שתביע את דעתך בפגישות, ושתגיד כשאתה חושב שהחלטה שהולכת להתקבל היא מוטעית". זה ספציפי וברור – כך העובד יודע בדיוק מה מצופה ממנו.
תבנו ביחד תוכנית לשיפור הביצועים
עכשיו כששניכם משדרים על אותו הגל, שאלו את העובד איך הוא מתכנן לשפר את הביצועים שלו. בהתאם לתשובה שלו, מלאו את החסר, והסכימו ביחד על ציר זמן ותוכנית. בנוסף, היו ברורים לגבי המועד שבו אתם רוצים לראות תוצאות ומה יקרה אם הוא לא יצליח לעמוד ביעדים.