כשאנחנו מתכוננים לפגישה חשובה אנחנו חושבים מה נלבש, איך נתאפר, איזה תיק ניקח איתנו, איך נציג את עצמנו ומה נגיד במהלך הפגישה. אנחנו משקיעים את רוב אם לא את כל המאמצים שלנו בנושאים אלו, ומתעלמים כמעט לגמרי מגורמים סביבתיים חיצוניים שיש להם השפעה סמויה אך חזקה ביותר על ההתנהלות הכללית שלנו במהלך הפגישה ועל תהליך קבלת ההחלטות שלנו.
בעוד ישנם גורמים סובייקטיביים, כמו מנגינה מסוימת או שם של אדם שעלה במהלך הפגישה, ישנם גורמים שלהם יש השפעה עלינו מבלי שנשים לב, גורמים שאפילו משתמשים בהם במטאפורות ובביטויים ששגורים בשפה שלנו אפילו מבלי ששמנו לב. חשוב שנהיה מודעים לאותם גורמים; גם בתור אלה שמנהלים את הפגישה, כדי שנדע איך להטות את ההתנהלות לטובתנו, וגם בתור הצד השני כדי שנשים לב למה שמשפיע על קבלת ההחלטות שלנו, שנדע לנטרל את מה שצריך ומנגד לדעת לנצל את הסיטואציה בצורה שתועיל לנו.
מי נשאר אדיש לצבעים?
זה לא סוד שצריך לבחור צבעים בחוכמה לפגישה, שכן לצבעים יש השפעה עלינו בין אם נשים לב אליה או לא. ישנם גוונים מומלצים יותר וגוונים מומלצים פחות לסוגי פגישות שונות, אבל יש צבע אחד שמומלץ בהחלט לא להשתמש בו בפגישה בכל דרך שהיא - והוא הצבע האדום.
אדום הוא לא סתם עוד צבע, הוא הצבע שמשפיע עלינו מבחינה רגשית יותר מכל הצבעים שיש. הוא משרד לנו תשוקה, סכנה איום וחשק - כל אלה רגשות שאנחנו לא רוצים שיעלו בפגישה עסקית. לכן ההמלצה היא פשוט לוותר על האדום, בלבוש, באיפור ובכל דבר שקשור לפגישה עצמה.
ידיים חמות - לב חם
יש פתגם שאומר "ידיים קרות לב חם", הכוונה היא שהעובדה שאדם לא מביע רגשות לא מעידה על כך שאין לו רגשות, ודווקא אדם מאופק יותר שמתנהל בצורה קרירה הוא אדם נדיב עם לב רחב. בשנים האחרונות מחקרים מוכיחים בדיוק את ההיפך - שדווקא ידיים חמות הן שמעידות על לב חם ורחב.
המושג 'חם' ו'חמים' מתקשרים לנדיבות ואמון. כאשר אנשים חושבים על מקום חמים הם אוטומטית יחשבו על מקום נעים ומוגן. כאשר הם ישבו לפגישה עם אדם שהתנהגותו נעימה וחמימה, הם ירגישו שאפשר לסמוך עליו ויורידו מגננות.
דוגמה טובה להשפעת החמימות על ההתנהלות בפגישה היא לשתות משקה חם כמו תה או קפה לפני תחילת הפגישה, ובזמן השתייה לנהל שיחת חולין. רק לאחר שהשותף לפגישה סיים את רוב השתייה שלו התחילו את הפגישה ותראו בעצמכם איך הרגשת החמימות שמתפשטת במהלך ולאחר שתיית משקה חם מסייעת לו לקבל החלטות חיוביות יותר באופן רגוע יותר.
נגיעה אחת רכה
למגע יש השפעה חזקה במיוחד על כל אדם ואדם. מגע נעים ומלטף הוא מגע מנחם. כמובן שאין הכוונה לגעת באנשים בפגישה בטח ובטח שלא בראיון עבודה או בפגישה עם אנשים שאינכם מכירים. המגע מתקשר לכל דבר בעל מרקם - מהכיסא שיושבים עליו שיהיה נוח לישיבה, דרך השולחן עליו מניחים את הדברים ועד הפריטים עצמם שמחלקים, אם מחלקים, במהלך הפגישה.
אדם שישב על מושב לא נוח או יאלץ להחזיק בידו פריט עם מרקם לא נעים יהפוך די מהר לחסר סבלנות וימהר לסיים את הפגישה, בעוד אם הוא ישב בנוח ויחזיק מוצר נעים למגע - הוא יאריך את השהות במקום.
כובד ההחלטה
ישנם הרבה ביטויים שמסמלים כמה משקל מהווה גורם משפיע בקבלת החלטות בחיים שלנו. "לשקול אפשרויות", "החלטה כבדת משקל" וכו', כל אלה מבהירות לנו שלמשקל יש חשיבות רבה – גם למשקל הפיזי.
החוכמה היא לא לסחוב משקל יתר שיכביד עלינו ועל קבלת ההחלטות שלנו. יותר מדי ניירת, יותר מדי מידע, חוברות מסמכים עבות למדי. ניתן להשוות את זה לפגישה בבנק- כמות הניירת ומשקלה מבהירים שמדובר בהחלטה רצינית וחשובה, אך גם החלטה כבדת משקל שיש לחשוב עליה מספר פעמים ולא למהר להסכים לה.
שלח לי שקט
המקום האידיאלי לקיים בו פגישה עסקית ממוקדת הוא חדר ישיבות או משרד מספיק שקט, שאין בו רעשים חיצוניים שמפריעים להתנהלות הפגישה. הסחות חיצוניות בדוגמה של רעש סביבתי מכוון או לא מכוון מפריעים להתנהלות השוטפת, מסיחים את הדעת ומפריעים לתהליך קבלת ההחלטות.
ולמרות זאת, לא מעט אנשים מנהלים פגישות דווקא בבתי קפה ובמסעדות הומי אדם ורעש. הסיבה לכך היא שרעש מזרז את ההחלטה וגורם לצד השני לחתום מהר יותר מהרצון הפשוט של לסיים את הפגישה. רשתות הבגדים הבינו את זה מזמן וזו הסיבה שברובן תתנגן מוסיקה רועשת וקצבית - כזו שתגרום ללקוחות למדוד ולרכוש במהירות, מבלי להשקיע יותר מדי מחשבה במחיר.
אור בעיניים
אור וחושך, לבן ושחור. הניגודים האלה מומחשים כמעט בכל תחום אפשרי ובאופן קבוע מסמלים את אותם הדברים. חשוך זה קר ומנוכר, אפילו מסוכן, מקום שלא כדאי להיות בו. מואר, לעומת זאת, זה מקום בטוח, נעים, מקום שכיף להיות בו - משפיע על האנשים כמו שמש פתאומית שמפציעה באמצע יום חורפי. צריך כמובן להיזהר מלהאיר יותר מדי, אבל חלל מואר בהתאם יגרום להרגשה נעימה וחיונית, ולחלל עצמו להרגיש גדול ומזמין.
הגורמים האלה, ועוד רבים אחרים משפיעים עלינו בהתנהלות העסקית שלנו, וגם בתחומים אחרים בחיינו מבלי שנשים לב. אבל אין ספק שברגע שמפתחים מודעות ונותנים תשומת לב לגורמים אלה, ההתנהלות שלנו משתנה בהתאם ועלולה לשפר באופן משמעותי את היכולת שלנו לקבל החלטות נכונות או לגרום לצד השני לקבל החלטה נכונה.